Bergisch Gladbach und Köln kooperieren bei der digitalen Langzeitarchivierung

Der Kölner Stadtdirektor Dr. Stephan Keller und Bergisch Gladbachs Bürgermeister Lutz Urbach haben eine Vereinbarung unterzeichnet, nach der die beiden Nachbarstädte bei der dauerhaften Archivierung digitaler Dokumente zusammenarbeiten wollen.

Die Stadt Bergisch Gladbach wird dazu das System „DiPS kommunal“ nutzen, das die Stadt Köln gemeinsam mit dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe entwickelt hat.

Der Bergisch Gladbacher Stadtrat hat der Vereinbarung ebenso zugestimmt wie der Rat der Stadt Köln. Die Nutzung des Systems kostet 19.100 Euro im Jahr. Durch die Kooperation mit der Stadt Köln wird die Stadt Bergisch Gladbach für dieses Geld in Zukunft auf die Dienstleistungen erfahrener Partner zurückgreifen können.

Gesetzliche Pflicht zur Archivierung

Wie jede Kommune in Nordrhein-Westfalen, so ist auch die Stadt Bergisch Gladbach gesetzlich verpflichtet, die in der Stadtverwaltung entstehenden Unterlagen auf ihre Archivwürdigkeit hin zu bewerten. Unterlagen, die für die Nachwelt erhaltenswert sind, hat das Stadtarchiv nach dem Text des Archivgesetzes NRW „auf Dauer sicher zu verwahren“ und „in seiner Entstehungsform zu erhalten.“ Das gilt nicht nur für Akten und Pläne aus Papier, sondern auch für digitale Daten und Datenbanken.

Bei den Städten und Gemeinden werden Verwaltungsaufgaben in ständig steigendem Maße elektronisch erledigt. In digitaler Form werden bei der Stadtverwaltung Bergisch Gladbach beispielsweise die Einwohnermeldekartei und das Personenstandsregister geführt. Die gesetzlichen Grundlagen für solche Register gelten für alle nordrhein-westfälischen Kommunen in gleicher Weise, und deshalb sind auch die Strukturen solcher Datenbanken einander ähnlich. Von daher lag der Gedanke nahe, auch bei der Archivierung elektronischer Daten zusammenzuarbeiten.

Angesichts des fortschreitenden technologischen Wandels ist die Aufgabe einer dauerhaften Archivierung nicht einfach zu lösen. Die Echtheit archivierter Daten soll auch nach Jahrzehnten und Jahrhunderten noch nachweisbar sein. Ihre Lesbarkeit soll über alle zukünftigen Technologiewechsel hinweg gewährleistet bleiben. Mit dieser Aufgabe sind nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen verbunden.

Austausch und Kooperation im „Digitalen Archiv NRW“

Ein erster Austausch zu Fragen der elektronischen Langzeitarchivierung zwischen der Stadt Köln und der Stadt Bergisch Gladbach fand bereits im Februar 2011 statt.
Gemeinsam mit dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe, mit dem das Stadtarchiv Bergisch Gladbach auch über das Kommunale Rechenzentrum in Südwestfalen im Austausch stand, entwickelte die Stadt Köln das System „DiPS kommunal“. Dieses System wurde speziell zur Archivierung kommunaler Verwaltungsdaten entwickelt und bildet eine der beiden technischen Grundlagen des vom Land Nordrhein-Westfalen initiierten „Digitalen Archivs NRW“.

„DiPS kommunal“ bietet Strukturierungsmöglichkeiten für unstrukturierte Daten und erlaubt die Anbindung der elektronischen Langzeitarchivierung an gängige archivische Verzeichnungssoftware. 2017 ist das System „DiPS kommunal“ bei einer Reihe nordrhein-westfälischer Großstädte im Pilotbetrieb eingeführt worden, unter anderem in Duisburg, Bochum, Gelsenkirchen und Münster. Als Verbundlösung bietet das System die Möglichkeit, sich mit anderen Kommunen austauschen und bereits entwickelte Schnittstellen nachnutzen zu können. Für eine Reihe von Fachanwendungen sind solche Schnittstellen bereits bearbeitet worden.

„Wir sind froh, eine Lösung nutzen zu können, die Zukunftssicherheit verspricht und uns einen kompetenten Partner an die Seite stellt“, zeigt sich Bergisch Gladbachs Bürgermeister Lutz Urbach zufrieden über die beschlossene Kooperation; „die Zusammenarbeit mit der Stadt Köln als Entwicklerin der Software verspricht gute Synergien und wenig Reibungsverluste – eine organisatorisch und wirtschaftlich höchst sinnvolle Konstellation.“